Où en est la gestion des coûts de voyages d’affaires pour les entreprises ?

 

Michael Fuerer : « Les voyages d’affaires constituent depuis toujours un défi pour les entreprises, représentant souvent leur plus grande dépense. La gestion de ces coûts peut s’avérer complexe et chronophage et les entreprises sont en demande de solutions. En outre, il leur est indispensable d’avoir une idée précise des dépenses de leurs employés par catégorie : hôtel, transports, restaurants, et d’assurer la traçabilité des paiements effectués. »

« Les cartes de crédit représentent donc une valeur sûre pour le management, qui garde ainsi un contrôle et une vision claire des dépenses des employés en déplacement, évite la fraude et assure le respect de la politique de déplacement de la boîte. »

 

En quoi consiste la carte virtuelle A.I.D.A. ?
 

M.F. : « Il s’agit d’une version numérique de la carte de crédit MasterCard®, spécialement conçue pour les paiements liés aux voyages d’affaires. Elle permet de générer virtuellement un numéro de carte de crédit unique et personnel. Ainsi, chaque carte peut être restreinte à une durée limitée, pour une certaine monnaie, un plafond de budget ou encore un objet précis. Un numéro de carte est alors temporairement conçu pour un prestataire qui pourra, par exemple, réserver un certain nombre de nuits d’hôtel, booker un vol aller/retour, etc. Une fois la durée d’attribution expirée, le numéro devient invalide. »

« A.I.D.A. est principalement utilisée pour centraliser les paiements d’hôtels, les compagnies aériennes à bas prix et les petites dépenses. »

 

Quels en sont les principaux avantages ?
 

M.F. : « A.I.D.A. permet d’effectuer des paiements sûrs et accessibles à tous les collaborateurs, y compris ceux qui ne possèdent pas de carte de crédit personnelle. Leurs paiements en voyages sont pris en charge par la société, entièrement régulés par celle-ci. L’avantage est donc double : d’une part, une simplification pour l’employé lui-même, qui ne doit pas se préoccuper de débourser à ses propres frais ou de gérer une carte physique. D’autre part, pour l’entreprise, qui récolte toutes les données de paiement centralisées en une seule facture claire et globale et évite ainsi les décomptes fastidieux et les erreurs. »

« En outre, son côté virtuel évite la production de plastique et facilite une gestion limitée dans le temps. Elle garantit également davantage de sécurité qu’une carte physique qui peut se perdre, se faire voler, etc. Ici, à tout moment, une carte virtuelle peut être créée et le collaborateur peut continuer son voyage. Enfin, elle est utilisable sans frontière, dans le monde entier. »