Les nouveaux outils technologiques des agences de Travel Management permettent en premier lieu de centraliser toutes les données relatives aux voyages du personnel d’une entreprise. Ces compagnies peuvent ensuite les structurer selon les besoins du client pour les mettre, par exemple, à disposition de son service comptabilité. C’est évidemment plus simple que de devoir courir après tous les justificatifs auprès de ses collaborateurs. Indirectement, ce reporting a aussi l’avantage de pouvoir s’assurer du respect des budgets.

24 heures sur 24

La digitalisation permet également de fournir aux voyageurs un service réactif et continu. Ceci va bien au-delà de la simple réservation de billets par Internet. À tout moment, y compris en dehors des heures de bureau, le voyageur peut accéder aisément aux informations relatives à son prochain déplacement ou à l’hébergement prévu via une application dédiée sur son smartphone.

En cas de changement d’agenda de dernière minute, le voyageur peut aussi contacter une personne de référence au sein de la société de Travel Management pour modifier, dans un délai très bref, les réservations de billets d’avion ou de nuits d’hôtel. Il peut ainsi se concentrer sur ses relations d’affaires avec ses clients ou partenaires sans se soucier des aspects logistiques.

Les outils numériques permettent enfin d’améliorer la communication tant avec les partenaires qu’avec les clients de la compagnie de Travel Management. Elle dispose notamment d’informations actualisées de ses multiples partenaires sur les habitudes culturelles et autres dans de nombreux pays du globe. Cet apport est particulièrement précieux pour les entreprises qui démarrent leur activité à l’international et ont une moindre connaissance du terrain. Elle peut aussi obtenir de meilleurs tarifs de la part des compagnies aériennes et des hôtels.