Pas de voyages inutiles

Il faut évaluer le bénéfice réel de chaque voyage et, le cas échéant, envisager des alternatives comme les téléconférences. Le prix d’un billet d’avion, d’une course en taxi ou d’une chambre d’hôtel ne constitue qu’une partie de l’équation. La dépense naît aussi du temps consacré au voyage. Un trajet aller-retour Bruxelles-Londres peut très vite réduire le temps véritablement utile pour l’entreprise à 25 % de la journée de travail. Même si le collaborateur dispose d’outils de travail portables, ses niveaux de confort et de productivité ne sont jamais équivalents à ceux de son bureau.

Des règles strictes

Les entreprises doivent s’imposer des règles strictes pour encadrer les déplacements et, ensuite, veiller au bon respect de celles-ci. Exemple : déterminer des plafonds de dépenses pour les frais de repas en fonction du pays de déplacement.

Bonne visibilité des coûts

Il faut bien choisir ses fournisseurs. Cela exige une bonne visibilité des coûts de voyages et, pour ce faire, la récolte des données à toutes les sources possibles. Cette démarche donne à l’entreprise une meilleure position de négociation vis-à-vis de ses fournisseurs : puisqu’elle connaît la gamme des prix pratiqués sur le marché, elle pourra obtenir les meilleures conditions possible.

Automatisation des frais

Assurer l’automatisation des frais de voyage épargne beaucoup de travail pénible au service comptabilité. En dépit de leur montant généralement réduit, les notes de frais restent paradoxalement les documents les plus difficiles à comptabiliser, en raison des multiples pièces justificatives pour chaque voyage : taxis, essence, catering, hôtel, changement de devises, etc.

Éviter les contraintes

Dans un souci de performance, il s’agit d’éviter au collaborateur un maximum de contraintes, administratives notamment. Plutôt qu’accumuler une montagne de reçus papier, il peut par exemple simplement en transmettre des photos au service comptable.

Gain de productivité

La combinaison de toutes ces différentes approches de méthodologie et d’automatisation permet non seulement de diminuer les frais de voyages - souvent de l’ordre de 15 % -, mais aussi d’augmenter la productivité des employés en déplacement - jusqu’à 66 % !